สรุป บทที่ 1 แนะนำระบบสารสนเทศในงานธุรกิจ

       ธุรกิจ (Business) หมายถึง กิจกรรมต่าง ๆ ที่ก่อให้เกิดการผลิตสินค้าและบริการโดยมีการซื้อขายแลกเปลี่ยนกัน และมีวัตถุประสงค์เพื่อต้องการประโยชน์หรือ กำไรจากการกระทำกิจกรรมนั้น

     ธุรกิจคือกระบวนการของธุรกิจที่ ประกอบไปด้วยการผลิตสินค้า หรือ การให้บริการตามความต้องการของผู้บริโภค รวมทั้งการจำหน่ายสินค้า โดยได้รับกำไรเป็นผลตอบแทน จากความหมายทำให้ สามารถจำแนกส่วนประกอบสำคัญของธุรกิจได้คือ

     การผลิต (Productions) คือ การดำเนินกิจกรรมการผลิตต่าง ๆ อาทิเช่น วัตถุดิบสำหรับการผลิต สินค้าสำเร็จรูป ผลิตผลทางการเกษตร เป็นต้น

การบริการ (Services) คือ การดำเนินกิจกรรมของธุรกิจเกี่ยวกับการ ให้บริการ ที่สามารถสนองตอบความพึงพอใจของลูกค้า เช่น การให้บริการที่ปรึกษา ทางการเงิน การให้บริการโรงแรม การขนส่ง เป็นต้น

     การจัดจำหน่าย (Distributions) คือ การดำเนินกิจกรรมเกี่ยวกับการ กระจายและจำหน่ายสินค้าทั้งสินค้าอุตสาหกรรม และ สินค้าสำหรับผู้บริโภค

     กำไร (Profit) คือ ผลตอบแทนที่ผู้ดำเนินธุรกิจจะได้รับจากการดำเนินงาน โดยเกิดจากผลต่างระหว่างรายได้ของธุรกิจและต้นทุนในการดำเนินงาน ดังนั้น กำไรจึงเป็นสิ่งจูงใจในการดำเนินธุรกิจอย่างไรก็ตามผู้ดำเนินธุรกิจต้องรับความเสี่ยง จากการดำเนินงานด้วยเช่นกัน

การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)

วิธีการประมวลผลข้อมูล     อาจจำแนกได้ 3 วิธีโดยจำแนกตามอุปกรณ์ที่ใช้ในการประมวลผล ได้แก่

1.การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) เป็นวิธีการที่ใช้มาตั้งแต่อดีตโดยใช้อุปกรณ์ง่าย ๆ สามารถจำแนกตามอุปกรณ์ที่ใช้ได้เป็น 3 ประการ คือ

– อุปกรณ์ที่อำนวยความสะดวกในการเก็บรักษา และค้นหาข้อมูล ได้แก่ บัตรแข็ง แฟ้ม ตู้เก็บเอกสาร

– อุปกรณ์ที่ช่วยในการนับและคิดคำนวณเป็นอุปกรณ์ที่ง่ายต่อการใช้ ได้แก่ ลูกคิด เครื่องคิดเลข เป็นต้น

– อุปกรณ์ที่ใช้ในการคัดลอกข้อมูล ได้แก่ กระดาษ ปากกา ดินสอ เครื่องอัดสำเนา เป็นต้น

การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีข้อมูลปริมาณไม่มากนัก และการคำนวณไม่ยุ่งยากซับซ้อน

2. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล (Mechanical Data Processing) เป็นวิวัฒนาการมาจากการประมวลผลด้วยมือ แต่ยังต้องอาศัยแรงคนบ้าง เพื่อทำงานร่วมกับเครื่องจักรกล ในการประมวลผลทางธุรกิจ เครื่องที่ใช้กันมากที่สุด คือ เครื่องทำบัญชี (Accounting Machine) และเครื่องที่ใช้ในการประมวลผลทั่วไปเป็นเครื่องกึ่งอิเล็กทรอนิกส์ เรียกว่า เครื่อง Unit Record

3. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (EDP : Electronic Data Processing) หมายถึงการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ นั้นเอง  ลักษณะงานที่เหมาะสมต่อการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์  คือ

– งานที่มีปริมาณมาก ๆ

– ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว

– มีขั้นตอนในการทำงานซ้ำ ๆ กัน เช่น งานบัญชี งานการเงิน งานทะเบียนประวัติและงานสถิติ เป็นต้น

– มีการคำนวณที่ยุ่งยากและสลับซับซ้อน เช่น งานวิจัยและวางแผน งานด้านวิศวกรรมศาสตร์ เป็นต้น

การประมวลผลข้อมูล สามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้

1. ขั้นเตรียมข้อมูล (input) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลที่รวบรวมมาแล้วให้อยู่ในลักษณะที่สะดวกต่อการประมวลผล แบ่งเป็นขั้นตอนย่อย ๆ ดังนี้

ก. การลงรหัส(Coding) คือ การใช้รหัสแทนข้อมูลจริง ทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สะดวกแก่การประมวลผล ทำให้ประหยัดเวลาและเนื้อที่ รหัสอาจเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับเพศ ให้รหัส 1 แทนเพศชาย รหัส 2 แทนเพศหญิง เป็นต้น

ข. การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล (Editing) เป็นการตรวจสอบความถูกต้องและความเป็นไปได้ของข้อมูล และปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จะทำได้หรือคัดข้อมูลที่ไม่ต้องการออกไป เช่น คำตอบบางคำตอบขัดแย้งกันก็อาจดูคำตอบจากคำถามข้ออื่น ๆ ประกอบ แล้วแก้ไขตามความเหมาะสม

ค. การแยกประเภทข้อมูล (Classifying) คือการแยกประเภทข้อมูลออกตามลักษณะงานเพื่อสะดวกในการประมวลผลต่อไป เช่น แยกตามคณะวิชา แยกตามเพศ แยกตามอายุ เป็นต้น

ง. การบันทึกข้อมูลลงสื่อ (Media) ที่เหมาะสม หมายถึง การจัดเตรียมข้อมูลให้อยู่ในสื่อ หรืออุปกรณ์ที่อยู่ในรูปที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจ และนำไปประมวลได้ เช่น บันทึกข้อมูลลงในจานแม่เหล็ก หรือเทปแม่เหล็ก เพื่อนำไปประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อไป

2. ขั้นตอนการประมวลผล (Processing) เป็นวิธีการจัดการกับข้อมูล โดยนำข้อมูลที่เตรียมไว้แล้วเข้าเครื่อง แต่ก่อนที่เครื่องจะทำงานต้องมีโปรแกรมสั่งงาน ซึ่งโปรแกรมเมอร์(Processing) เป็นผู้เขียน เครื่องคอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลจนกระทั่งได้ผลลัพธ์ออกมาและยังคงเก็บไว้ในเครื่องขั้นตอนต่าง ๆ อาจเป็นดังนี้ 

ก. การคำนวณ (Calculation) ได้แก่ การคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก ลบ คูณ หาร และทางตรรกศาสตร์ เช่น การเปรียบเทียบค่าต่าง ๆ

ข. การเรียงลำดับข้อมูล(Sorting) เช่น เรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อยหรือเรียงตามตัวอักษร A ถึง Z เป็นต้น

ค. การดึงข้อมูลมาใช้(Retrieving) เป็นการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเพื่อนำมาใช้งาน เช่น ต้องการทราบยอดหนี้ของลูกค้าคนหนึ่ง หรือต้องการทราบยอดขายของพนักงานคนหนึ่ง เป็นต้น

ง. การรวมข้อมูล (Merging) เป็นการนำข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุด ขึ้นไปมารวมเป็นชุดเดียวกัน เช่น การนำเอาเงินเดือนพนักงาน รวมกับเงินค่าล่วงเวลา จะได้เป็นเงินที่ต้องจ่ายให้แก่พนักงาน

จ. การสรุป (Summarizing) เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบสั้น ๆ กะทัดรัดตามต้องการ เช่น การสรุปรายรับรายจ่าย หรือ กำไรขาดทุน

ฉ. การสร้างข้อมูลชุดใหม่ (Reproducing) เป็นการสร้างข้อมูลชุดใหม่ขึ้นมาจากข้อมูลเดิม

ช. การปรับปรุงข้อมูล (Updating) คือ การเพิ่มข้อมูล (Add) การลบข้อมูล (Delete)  และการเปลี่ยนค่า (change) ข้อมูลที่มีอยู่ให้ทันสมัยอยู่เสมอ

3. ขั้นตอนการแสดงผลลัพธ์ (Output) เป็นงานที่ได้หลังจากผ่านการประมวลผลแล้วเป็นขั้นตอนในการแปลผลลัพธ์ที่เก็บอยู่ในเครื่อง ให้ออกมาอยู่ในรูปที่สามารถเข้าใจง่ายได้แก่ การนำเสนอในรูปแบบรายงาน เช่น แสดงผลสรุปตารางรายงานการบัญชี รายงานทางสถิติ รายงานการวิเคราะห์ต่าง ๆ หรืออาจแสดงด้วยกราฟ เช่น แผนภูมิ หรือรูปภาพสรุปขั้นตอนการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์

สรุป

       การประยุกต์คอมพิวเตอร์ในงานธุรกิจเป็นเรื่องสำคัญ เพราะปัจจุบันบริษัทส่วนใหญ่มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยทำให้งานมีประสิทธิภาพ เช่นกระบวนการผลิตเร็วขึ้น ความเสียจากการผลิตลดลง ถ้าเราไม่นำคอมพิวเตอร์เข้าประยุกต์ใช้เราก็จะไม่สามารถที่จะแข่งขันในตลาดได้ เช่นกระบวนการผลิตเราใช้เวลามากกว่าคู่แข่ง เมื่อผลิตภัณฑ์เราออกช้ากว่าคู่แข่งนั้นหมายความว่าโอกาสทางการตลาดเราก็น้อยลงไปด้วย ทำให้มีโอกาสเสียเปรียบคู่แข่งแต่ในประยุกต์ใช้ไอซีทีก็ไม่ใช่เรื่องง่าย จะต้องการวางแผนที่ดี ผู้บริหารระดับสูงต้องให้ความสำคัญ และติดตามความคืบหน้าตลอดเวลา ถ้าเราไม่ให้ความสำคัญกับสิ่งที่กล่าวมาโอกาสที่จะทำให้การประยุกต์ใช้ไอซีทีล้มเหลวได้ เช่นกรมสรรพกร

แหล่งอ้างอิง
 https://ex95233.wordpress.com/%E0%B8%9A%E0%B8%97%E0%B8%97%E0%B8%B5%E0%B9%88-6-%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%83%E0%B8%8A%E0%B9%89%E0%B8%84%E0%B8%AD%E0%B8%A1%E0%B8%9E%E0%B8%B4%E0%B8%A7%E0%B9%80%E0%B8%95%E0%B8%AD%E0%B8%A3/