การตัดสินใจเป็นบาบาทสำคัญของผู้บริหารที่มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจขององค์การ การมีสารสนเทศที่ดี และเครื่องมือในการเข้าถึงข้อมูล รวบรวมวิเคราะห์ข้อมูลที่ดีนั้น จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถพิจารณาทางเลือกต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว คาดการณ์และแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งในบทนี้จะกล่าวถึงระบบสนับสนุนการตัดสินใจ โดยเริ่มจากการจัดการกับการตัดสินใจ ระดับการตัดสินใจภายในองค์การ ประเภทของการตัดสินใจ ส่วนประกอบคุณสมบัติของระบบ DSS เปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างDSS กับระบบสารสนเทศอื่น
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจกลุ่ม(Group Decision Support System: GDSS) ส่วนประกอบและประโยชน์ของ GDSS รวมถึงการประยุกต์ใช้ระบบ DSS
การจัดการกับการตัดสินใจ
การจัดการ หมายถึง การบริหารอย่างเป็นระบบ เป็นกิจกรรมที่กลุ่มบุคคลร่วมมือกันดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ โดยใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสม และ เกิดประโยชน์สูงสุด
กระบวนการจัดการนั้น ประกอบไปด้วย การวางแผน การจัดองค์การ การสั่งการ การควบคุม ดังนั้นผู้บริหารจะต้องนำความรู้ ความเข้าใจด้านการบริหารมาประยุกต์ใช้ ให้เหมาะสมกับการทำงาน สถานการณ์ และสิ่งแวดล้อม โดยเฉพาะสภาพแวดล้อมที่มีการแข่งขันกันสูง ผู้บริหารจะต้องเลือก วิเคราะห์ข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่ง่ายต่อการเข้าใจ และบริหาร ตลอดจนมองหาโอกาส และวางกลยุทธ์ได้อย่างชาญฉลาด รวดเร็วเหนือคู่แข่งสามารถนำพาองค์การให้เจริญก้าวหน้าได้
ระดับของการจัดการ แบ่งเป็น 3 ระดับ คือ
การจัดการระดับสูง (Upper Level Management)
ผู้บริหารระดับสูงจะเป็นผู้กำหนด วิสัยทัศน์ นโยบาย เป้าหมาย วัตถุประสงค์ รวมถึงการวางกลยุทธ์ และแผนระยะยาวขององค์การ จึงมีความต้องการสารสนเทศจากทั้งภายในองค์การ และสิ่งแวดล้อมภายนอก สารสนเทศภายในแสดงถึง ผลสรุปการดำเนินงานของธุรกิจในองค์การ ส่วนสารสนเทศจากสิ่งแวดล้อมภายนอกก็จะนำมาเป็นปัจจัยร่วมในการบริหาร เช่น อัตราการเติบโตของอุตสาหกรรม หรือส่วนแบ่งทางการตลาดของคู่แข่งขัน
การจัดการระดับกลาง (Middle Level Management)
ผู้บริหารระดับกลาง มีหน้าที่ วางแผนยุทธวิธี และประสานงานระหว่างผู้บริหารระดับสูง และผู้บริหารระดับต้น ให้ดำเนินงานอย่างราบรื่น ปฎิบัติงานตามนโยบาย หรือแผนงานที่ผู้บริหารระดับสูงกำหนด ข้อสรุปและสารสนเทศต่างๆ ของการปฏิบัติงานจะถูกรวบรวมมาทำการวิเคราะห์ วางแนวทางการดำเนินงาน และปรับปรุงเพื่อให้ทำงานบรรลุตามเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการระดับต้น (Lower Level Management)
ผู้บริหารระดับต้นมีหน้าที่ควบคุม ดูแลการปฏิบัติงานประจำวัน ขั้นตอนการทำงานมีรูปแบบแน่นอน การจัดการระดับนี้ต้องอาศัยข้อมูลจากการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องอย่างละเอียดนำมาวิเคราะห์ เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ควบคุมให้สามารถดำเนินงานตามแผนระยะสั้นที่วางไว้
การตัดสินใจ (Decision Making) ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังนี้
1. การใช้ความคิดประกอบเหตุผล = รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับปัญหา นำข้อมูลมาวิเคราะห์ตรวจสอบ แยกแยะ กำหนดรายละเอียดของปัญหา
2. การออกแบบ = การพัฒนาวิเคราะห์ทางเลือกที่เป็นไปได้ อาจใช้ตัวแบบเพื่อสร้างทางเลือกในการแก้ปัญหา ออกแบบหนทางการแก้ปัญหาที่ดีที่สุด
3. การคัดเลือก = เลือกแนวทางที่เหมาะสมกับปัญหาและสถานการณ์มากที่สุด อาจใช้เครื่องมือมาช่วยวิเคราะห์ คำนวณค่าใช้จ่าย ผลตอบแทนแต่ละแนวทาง เพื่อให้ได้ทางที่ดีที่สุด
4. การนำไปใช้ = เป็นขั้นตอนที่นำผลการตัดสินใจไปปฏิบัติ ติดตามผลการปฏิบัติ เพื่อตรวจสอบว่าดำเนินงานมีประสิทธิภาพ หรือขัดข้องประการใด
ระดับการตัดสินใจภายในองค์การ แบ่งออกเป็น 3 ระดับ คือ
1. การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ (Strategic Decision Making) = เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ที่จะกำหนดวิสัยทัศน์ กำหนดนโยบาย วางแผนระยะยาวขององค์การให้บรรลุวัตถุประสงค์
2. การตัดสินใจเชิงยุทธวิธี (Tactical Decision Making) = เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง เช่น การจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นให้บรรลุวัตถุประสงค์ จัดสรรงบประมาณ กำหนดการผลิต ยุทธวิธีทางการตลาด วางแผนงบประมาณ เป็นต้น
3.การตัดสินใจเชิงปฏิบัติการ (Operation Decision Making) = เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับปฏิบัติการเช่น การควบคุมสินค้าคงคลัง การตัดสินใจในกระบวนการในการสั่งซื้อ สามารถกำหนดไว้ล่วงหน้า และตัดสินใจได้โดยอัตโนมัติ
ประเภทของการตัดสินใจ มี 3 รูปแบบ คือ
1.การตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (Structured Decision) = เป็นการตัดสินใจในระดับปฏิบัติการ เป็นตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่มีขั้นตอน กระบวนการในการแก้ปัญหาแน่ชัด
2.การตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง (Unstructured Decision ) = เป็นการตัดสินใจระดับสูง เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่ไม่สามารถกำหนดการตัดสินใจล่วงหน้า
3.การตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง (Semi structured Decision) = เป็นการตัดสินใจในระดับกลาง เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่ระบุกระบวนการ วิธีการตัดสินใจไว้ล่วงหน้าบางส่วน อีกส่วนต้องใช้ประสบการณ์และวิจารณญาณของผู้ตัดสินใจ
ความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
นิยามของระบบการสนับสนุนการตัดสินใจมีหลากหลายแตกต่างกันดังนี้
ลิตเทิล ให้นิยามว่า DSS คือกลุ่มของกระบวนการที่อาศัยตัวแบบในการประมวลข้อมูลและพิจารณาเพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจ
มัวร์ และ ชาง ให้นิยามของ DSS ว่า เป็นระบบที่เพิ่มความสามารถในการสนับสนุนการวิเคราะห์ข้อมูลแบบเฉพาะกิจ
บอนเช็ค และ คณะ ให้นิยามของ DSS ว่า เป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ประกอบด้วยองค์ประกอบที่มีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกัน ได้3 องค์ประกอบ คือ ระบบทางภาษา ระบบความรู้ ระบบกระบวนการแก้ปัญหา
คีน ให้นิยามของDSS ว่า คือผลผลิตของกระบวนการพัฒนา ซึ่งผู้ใช้ ผู้สร้างระบบ และตัวระบบเองมีความสามารถในการตอบสนอง และ มีอิทธิพลต่อกัน
ส่วนประกอบของ DSS ประกอบด้วย 3 ส่วน คือ
1. ส่วนจัดการข้อมูล ประกอบด้วยฐานข้อมูล ระบบจัดการข้อมูล ส่วนสอบถามข้อมูล สารบัญข้อมูล ส่วนการดึงข้อมูล และข้อมูลที่ได้รับจากแหล่งต่างๆทั้งจากภายในและภายนอกองค์การ
2. ส่วนจัดการโมเดล ประกอบด้วยฐานแบบจำลอง ระบบจัดการฐานแบบจำลอง ภาษาแบบจำลอง สารบัญแบบจำลอง และส่วนดำเนินการแบบจำลอง
3. ส่วนจัดการโต้ตอบ ทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างผู้ใช้กับระบบเป็นไปด้วยความสะดวก และง่ายต่อการใช้งาน ผู้ใช้สามารถควบคุมข้อมูลนำเข้าและรูปแบบจำลองรวมอยู่ในการวิเคราะห์ได้สำหรับระบบDSS ชั้นสูงจะมีส่วนจัดการองค์ความรู้เป็นอีกส่วนประกอบหนึ่งส่วนจัดการองค์ความรู้ สำหรับระบบ DSS ขั้นสูงมีส่วนที่เรียกว่า ส่วนจัดการองค์ความรู้ เป็นส่วนที่ช่วยแก้ปัญหาที่ต้องอาศัยความรู้ ความเชี่ยวชาญ เพื่อให้ระบบDSS ทำงานได้ดีขึ้น
ระบบDSS มีส่วนจัดการองค์ความรู้เป็นองค์ประกอบด้วยจะเรียกว่า
ระบบDSS มีส่วนจัดการองค์ความรู้เป็นองค์ประกอบด้วยจะเรียกว่า
- ระบบสนับสนุนการตัดสินใจชาญฉลาด
- ระบบสนับสนุนการตัดสินใจและผู้เชี่ยวชาญอิงฐานความรู้
- ระบบสนับสนุนผู้เชี่ยวชาญ
- ระบบแอ็คทีฟDSS
- ระบบสนับสนุนการตัดสินใจอิงฐานความรู้
ประเภทของระบบDSS เป็น 2 ประเภท คือ
1.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจที่ใช้รูปแบบเป็นหลัก ( Model driven DSS) เป็นระบบที่ใช้การจำลองสถานการณ์ และรูปแบบวิเคราะห์ต่างๆ
2.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจที่ใช้ข้อมูลเป็นหลัก ( Data driven DSS) เป็นระบบที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดึงข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากแหล่งต่างๆเพื่อนำมาวิเคราะห์
ลักษณะและความสามารถของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
1.สนับสนุนการตัดสินใจทั้งในสถานการณ์แบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง
2.สนับสนุนการทำงานของผู้บริหารหลายระดับ
3.สนับสนุนการตัดสินใจแบบเฉพาะบุคคลและแบบกลุ่มได้เนื่องจากปัญหามีความแตกต่างกัน
4.สนับสนุนการตัดสินปัญหาที่เกี่ยวพันซึ่งกัน หรือปัญหาแบบต่อเนื่อง
5. สนับสนุนทุกขั้นตอนของกระบวนการตัดสินใจ
6.สนับสนุนการตัดสินใจหลากหลายรูปแบบ
7.สามารถปรับข้อมูลเพื่อจัดการกับเงือนไขต่างๆที่เปลี่ยนแปลงได้
8.สามารถใช้งานได้ง่าย โดยระบบDSS จะเชื่อมต่อระบบภาษาที่ง่ายต่อการเข้าใจ มีภาพประกอบ
9.เพิ่มประสิทธิผลในการตัดสินใจ มีความถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว
10.ผู้ทำการตัดสินใจสามารถควบคุมทุกขั้นตอนในการตัดสินใจแก้ปัญหา
11.ผู้ใช้สามารถปรับปรุงระบบDSSขนาดเล็กได้ด้วยตนเอง
12.มีการใช้แบบจำลองเพื่อช่วยในการวิเคราะห์สถานการณ์ตัดสินใจ
13.สามารถเข้าถึงข้อมูลจากหลายแหล่งได้
ความแตกต่างระหว่างระบบDSS และระบบสารสนเทศอื่น
ระบบDSS เป็นระบบที่จัดทำให้ฝ่ายบริหาร ผู้เชี่ยวชาญ และนักวิเคราะห์ขององค์การ เพื่ออำนวยความสะดวกในการหาข้อมูลทั้งเกี่ยวข้องกับปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง สำหรับระบบTPSมีการจัดข้อมูลสำหรับงานประจำวัน มีกฏเกณฑ์การทำงานที่ชัดเจน สำหรับระบบMIS จะให้สารสนเทศเพื่อการควบคุม ตรวจสอบการปฏิบัติงาน สรุปผลการดำเนินงาน
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจส่วนบุคคล
เป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของแต่ละบุคคลซึ่งผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนเงื่อนไขต่างๆได้ด้วยตนเอง
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจกลุ่ม(Group Decision Support System; GDSS)
เป็นระบบแบบโต้ตอบที่ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจร่วมกันของกลุ่มบุคคล ระบบนี้ต้องอาศัยเทคโนโลยีด้านการสื่อสารเพื่อเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์
ส่วนประกอบของGDSS มีส่วนประกอบที่สำคัญ ดังนี้
1. อุปกรณ์ สิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุม เช่น โต๊ะ เครื่องเสียง อุปกรณ์คอมพิวเตอร์
2.ชุดคำสั่ง แบบสอบถามอิเล็กทรอนิกส์ เครื่องมือระดมความคิดทางอิเล็กทรอนิกส์ เครื่องมือช่วยกำหนดนโยบาย
3.ฐานแบบจำลองของระบบ ประกอบด้วยแบบจำลองเช่นเดียวกับ ระบบDSS ส่วนบุคคล
4.บุคลากร สมาชิกในกลุ่ม และผู้สนับสนุนด้านต่างๆ
ประโยชน์ของGDSS ช่วยส่งเสริมการทำงานเป็นกลุ่ม ดังนี้
1.เตรียมความพร้อมในการประชุม
2.อำนวยความสะดวกด้านการสื่อสารระหว่างสมาชิกกลุ่ม
3.ส่งเสริมและสร้างบรรยากาศในการร่วมมือกันระหว่างสมาชิก
4.จัดเตรียมข้อมูลสารสนเทศให้เหมาะสม
5.จัดลำดับความสำคัญของปัญหา
6.อำนวยความสะดวกในการจัดเอกสารประกอบการประชุม
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น